Datenschutzhinweis für das interne Team-Dashboard „Duisburg RP“

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Duisburg RP – Admin Team (interne Community-Organisation)

Kontakt (intern):
Discord: Founder und Developer
E-Mail: jonasmerk-beschwerden@gmx.de

2. Zweck der Datenverarbeitung

Das Team-Dashboard dient ausschließlich der internen Verwaltung des Admin-Teams von „Duisburg RP“.

Folgende Zwecke werden verfolgt:

• Verwaltung von Teammitgliedern und Rollen
• Dokumentation von Teamwarns, Teamkicks und Up-/Downranks
• Abmeldungen und Dienststatus
• Einsicht in Admin-Informationen (z. B. Aktivität, Verantwortungsbereiche)
• Schwarzes Brett für interne Mitteilungen
• Persönliche Notizen für Teammitglieder

Die Verarbeitung erfolgt nach den Grundsätzen der Zweckbindung und Datenminimierung gemäß DSGVO.

3. Verarbeitete Daten

Im Dashboard werden nur die für die Teamorganisation notwendigen personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Discord-Name / User-ID
• Teamrolle / Rang
• Interne Teammaßnahmen (Warns, Kicks, Ranks)
• Aktivitätsinformationen (z. B. Letzte Anmeldung)
• Freiwillig hinterlegte Notizen
• Abmeldungen (Grund, Zeitraum)
• Interne Mitteilungen (z. B. Schwarzes Brett)
• Technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen) nur für die Protokollierung von Admin-Zugriffen
• Keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsinformationen, politische Meinungen) werden verarbeitet
• Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für Discord OAuth, Bot-Nachrichten und die Cloudflare-Sicherheitsprüfung technisch erforderlich ist
• Discord Daten von anderen Servern [zur Überprüfung ob Sie sich auf kritischen Servern befinden (Eingeschränkter Zugriff der Developer)]

Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet.

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO – Durchführung organisatorischer Abläufe innerhalb der Community
• Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO – Berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Team-Organisation
• Einwilligung, soweit Teammitglieder freiwillig zusätzliche Daten (z. B. Notizen) hinterlegen

5. Empfänger der Daten

Zugriff auf die im Dashboard gespeicherten Daten haben ausschließlich:

• Moderatoren / Admins mit entsprechender Berechtigung
• Entwickler des Dashboards (nur technisch, ohne inhaltliche Nutzung)
• Discord für Anmeldung, interne Bot-Kanalnachrichten und Direktnachrichten
• Cloudflare für Tunnel-, Schutz- und Turnstile-Funktionen

Es erfolgt keine kommerzielle Nutzung oder öffentliche Veröffentlichung der Bewerbungsinhalte.

6. Speicherung und Löschung

• Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Teamorganisation erforderlich sind.
• Abmeldungen und Teammaßnahmen können aus Dokumentationsgründen archiviert werden.
• Auf Wunsch können personenbezogene Daten gelöscht werden, sofern keine zwingenden internen Gründe entgegenstehen (z. B. Dokumentierte Teamverstöße).

7. Rechte der betroffenen Personen

Teammitglieder haben im Rahmen der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit (soweit technisch möglich)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung
• Recht auf Auskunft über die Empfänger der Daten
• Recht auf Information über die Dauer der Speicherung
• Recht auf Information über die automatisierte Entscheidungsfindung (sofern vorhanden)
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
• Recht auf Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten

Die Ausübung dieser Rechte erfolgt über die Teamleitung / Server-Owner.

8. Sicherheit

Zur Sicherung der Daten werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, unter anderem:

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Verschlüsselte Übertragung
• Protokollierung von Admin-Zugriffen
• Minimierung der angezeigten Daten („Privacy by Design“)
• Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen und Zugriffe
• Keine Speicherung von Passwörtern im Klartext
• Regelmäßige Sicherheitsupdates der Software
• Interne Schulungen der Teammitglieder zu Datenschutz und Sicherheit

9. Öffentliches Bewerbungsportal

Das Bewerbungsportal ist öffentlich erreichbar. Für die Anmeldung wird Discord OAuth verwendet. Dabei werden Discord-User-ID, Benutzername, Anzeigename und Profilbild verarbeitet. Zusätzlich werden die freiwillig eingegebenen Antworten, der gewählte Bewerbungsbereich, Bearbeitungsstatus, Entscheidungsgrund und Zeitpunkte gespeichert.

Auf Bewerbungen haben ausschließlich berechtigte Dashboard-Konten ab der Rolle Owner Zugriff. Bei einer Entscheidung wird der Bewerber über den Discord-Bot per Direktnachricht informiert. Neue Bewerbungen werden im festgelegten internen Discord-Kanal angekündigt.

Discord handelt für seine Plattformdienste nach eigenen Datenschutzbestimmungen. Es werden keine Discord- Passwörter oder OAuth-Zugriffstoken dauerhaft im Dashboard gespeichert.

10. Interner Charakter des Dashboards

Das Team-Dashboard selbst bleibt ein geschützter, interner Bereich. Davon ausgenommen ist ausschließlich das öffentliche Bewerbungsportal. Eine mögliche Impressumspflicht für das öffentlich angebotene Portal ist getrennt anhand der tatsächlichen Betreiberangaben und des Angebots zu prüfen.

11. Änderungen des Datenschutzhinweises

Dieser Datenschutzhinweis kann angepasst werden, wenn Funktionen oder Zwecke des Dashboards geändert oder erweitert werden. Teammitglieder werden intern über wesentliche Änderungen informiert.